Proces rekrutacji nieodłącznie wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych kandydatów. Dla pracodawców i agencji zatrudnienia, takich jak Jobman Group, oznacza to konieczność działania w ścisłej zgodności z przepisami prawa – przede wszystkim z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz przepisami Kodeksu pracy.
Nieprawidłowe pozyskiwanie lub wykorzystywanie danych może prowadzić nie tylko do sankcji finansowych, ale również do utraty zaufania kandydatów i klientów. Kluczowe jest zatem zrozumienie, jakie dane można przetwarzać, na jakiej podstawie oraz jakie obowiązki informacyjne należy spełnić. W niniejszym artykule wyjaśniamy, jakie dane można legalnie pozyskiwać na etapie rekrutacji oraz jakie obowiązki spoczywają na pracodawcach.
Podstawy prawne przetwarzania danych kandydatów
Przetwarzanie danych osobowych w rekrutacji musi opierać się na jednej z podstaw wskazanych w art. 6 ust. 1 RODO, w szczególności:
- Realizacji obowiązku prawnego ciążącego na administratorze (np. przepisy Kodeksu pracy),
- zgodzie kandydata (art. 6 ust. 1 lit. a RODO),
- uzasadnionym interesie administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w ograniczonym zakresie).
Jednocześnie zastosowanie mają podstawowe zasady przetwarzania danych określone w art. 5 RODO, w tym: zasada minimalizacji danych, zasada celowości czy zasada przejrzystości.
W praktyce oznacza to, że pracodawca powinien zbierać wyłącznie takie dane, które są niezbędne do oceny kandydata w danym procesie rekrutacyjnym.
Jakie dane osobowe w rekrutacji można zbierać od kandydata?
Zakres danych, których może żądać pracodawca, został wprost określony w art. 22¹ § 1 Kodeksu pracy. Są to:
- imię (imiona) i nazwisko,
- data urodzenia,
- dane kontaktowe wskazane przez kandydata,
- wykształcenie,
- kwalifikacje zawodowe,
- przebieg dotychczasowego zatrudnienia (bez informacji o wynagrodzeniu).
Przy czym, dane dotyczące wykształcenia, kwalifikacji i doświadczenia mogą być żądane tylko wtedy, gdy są niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na danym stanowisku.
Oznacza to, że zakres danych powinien być każdorazowo dostosowany do charakteru stanowiska – inne wymagania będą uzasadnione przy rekrutacji specjalisty, a inne przy pracy niewymagającej kwalifikacji.
Dane dodatkowe i zgoda kandydata
Zgodnie z art. 22¹a Kodeksu pracy, pracodawca może przetwarzać inne dane niż wskazane powyżej, jeżeli kandydat wyrazi na to zgodę.
Warto jednak pamiętać, że:
- zgoda musi być dobrowolna i świadoma (RODO),
- jej brak lub wycofanie nie może powodować negatywnych konsekwencji dla kandydata (art. 22¹a § 2 KP).
Dodatkowo, zgodnie z art. 22¹b Kodeksu pracy, przetwarzanie tzw. szczególnych kategorii danych (np. zdrowie – art. 9 ust. 1 RODO) jest dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy kandydat sam z własnej inicjatywy je udostępni.
Jakich danych nie wolno zbierać?
Pracodawca nie powinien żądać danych, które nie mają związku z zatrudnieniem lub mogą prowadzić do dyskryminacji. Dotyczy to w szczególności:
- danych o stanie zdrowia (poza przypadkami przewidzianymi przepisami),
- poglądów politycznych,
- przekonań religijnych,
- orientacji seksualnej,
- przynależności związkowej,
- planów rodzinnych.
Są to dane należące do tzw. szczególnych kategorii danych osobowych (art. 9 RODO), których przetwarzanie co do zasady jest zabronione.
Zadawanie pytań w tych obszarach podczas rekrutacji może zostać uznane za naruszenie prawa oraz zasad równego traktowania.
Obowiązki pracodawcy i agencji rekrutacyjnej
Podmiot prowadzący rekrutację działa jako administrator danych i musi spełnić obowiązki wynikające z RODO, w szczególności:
- zrealizować obowiązek informacyjny (art. 13 RODO), wskazać m.in. cel i podstawę przetwarzania,
- zapewnić odpowiednie środki bezpieczeństwa (art. 32 RODO),
- ograniczyć okres przechowywania danych (art. 5 ust. 1 lit. e RODO),
- umożliwić realizację praw kandydatów (np. dostęp, sprostowanie, usunięcie danych – art. 15–17 RODO).
W praktyce oznacza to konieczność stosowania odpowiednich klauzul informacyjnych, procedur oraz nadawania upoważnień osobom przetwarzającym dane.
Przechowywanie danych po zakończeniu rekrutacji
Dane kandydatów powinny być przechowywane wyłącznie przez okres niezbędny do zakończenia procesu rekrutacyjnego, przy czym w zakresie i celach do tego niezbędnych, niedoszły pracodawca może przechowywać dane (część tych danych – wynikająca z zasad celowości i minimalizacji) kandydatów do pracy po zakończonej rekrutacji aż do czasu przedawnienia roszczeń związanych z tym procesem rekrutacji
Jeżeli pracodawca chce zachować dokumenty aplikacyjne na potrzeby przyszłych rekrutacji, musi uzyskać odrębną zgodę kandydata. Brak takiej zgody oznacza konieczność usunięcia danych po zakończeniu procesu.
Rola agencji zatrudnienia
Agencje pracy mogą występować zarówno jako administratorzy danych, jak i podmioty przetwarzające (procesorzy). W obu przypadkach ciąży na nich obowiązek zapewnienia zgodności z RODO, w tym:
- zawarcia odpowiednich umów powierzenia,
- zapewnienia bezpieczeństwa danych,
- działania w sposób transparentny wobec kandydatów.
Profesjonalne podejście do ochrony danych osobowych stanowi dziś istotny element budowania wiarygodności na rynku pracy.
Podsumowanie
Legalne przetwarzanie danych osobowych w rekrutacji opiera się na jasno określonych przepisach -przede wszystkim przepisy RODO oraz postanowienia art. 22¹–22¹b Kodeksu pracy.
Kluczowe znaczenie mają:
- ograniczenie zakresu danych do niezbędnego minimum,
- właściwa podstawa prawna przetwarzania,
- transparentność wobec kandydatów,
- poszanowanie ich praw.
Pracodawcy i agencje zatrudnienia powinny regularnie aktualizować swoją wiedzę w tym zakresie i dostosowywać procedury do zmieniających się przepisów aby zagwarantować nie tylko adekwatną znajomości przepisów, ale także ich konsekwentne stosowanie w codziennej praktyce. Ochrona danych osobowych w rekrutacji to dziś nie tylko obowiązek prawny, ale również standard profesjonalnego i odpowiedzialnego pracodawcy.
Dowiedz się, co możemy zrobić dla Ciebie i Twojej organizacji
Wyślij zapytanie ofertowe
